CodeTwo Email Signatures 365
CodeTwo Email Signatures 365, Microsoft 365 (Office 365) ortamınızda tüm kullanıcıların e-posta imzalarını merkezi olarak yönetmenizi, otomatik olarak dağıtmanızı ve kurumsal marka standartlarını korumanızı sağlayan gelişmiş bir e-posta imza yönetimi çözümüdür.
Outlook, Outlook on the web (OWA) ve mobil cihazlardan gönderilen e-postalarda tutarlı ve profesyonel imzalar kullanabilir; departman, kullanıcı, alıcı veya farklı kullanım senaryolarına göre özel imza kuralları oluşturabilirsiniz.
CodeTwo ile yalnızca e-posta imzalarını standartlaştırmakla kalmaz; pazarlama banner’ları, sosyal medya bağlantıları, yasal feragatnameler ve kurumsal iletişim bilgilerini de merkezi olarak yönetebilirsiniz. Aşağıdaki kullanım senaryolarını inceleyerek CodeTwo Email Signatures 365’in Microsoft 365 e-posta imza yönetimini nasıl kolaylaştırdığını keşfedebilirsiniz.
Tüm e-posta istemcilerinden (cep telefonları dahil) gönderilen e-postalara eklenen imzalar
Marka bilinci oluşturma, tanınırlığı artırır ve e-posta imzaları önemli bir marka bilinci oluşturma öğesidir. Bu nedenle, mobil cihazlardan gönderilenler de dahil olmak üzere tüm iş e-postalarınızın doğru imzayı aldığından emin olmanız gerekir (“Telefonumdan gönderildi” imzası kullanılmaz). CodeTwo E-posta İmzaları 365, herhangi bir ek kurulum gerektirmeden herhangi bir e-posta istemcisinden gönderilen iletilere imza ekleyebilir.
İlk ve sonraki e-postalar için farklı imzalar (yanıtlar/yönlendirmeler)
E-posta imzaları biraz uzun olabilir ve uzun ileti dizileri halinde gerçek iletilerin okunmasını zorlaştırabilir. Ancak bunun için basit bir çözüm var: ilk e-postanızda gerekli tüm bilgileri (pazarlama afişleri, sosyal medya simgeleri ve amacı okuyucunun dikkatini çekmek olan diğer öğeler) saklayın, ancak aynı e-posta görüşmesi içinde gönderilen sonraki mesajlarda yalnızca temel bilgileri (şirket logosu, iletişim bilgileri) bırakın. Bütün bunlar sadece bir düğmeye tıklamayla.
Dahili ve harici e-postalar için farklı imzalar
Kuruluşunuz içinde gönderilen e-postalara pazarlama banner’larının eklenmesine gerek yoktur. Muhtemelen, yalnızca posta kutusu alanını tüketecek diğer öğeleri de dışarıda bırakabilirsiniz. CodeTwo E-posta İmzaları 365 ile, kullanıcılarınız arasında gönderilen iletiler ve harici etki alanlarına gönderilen iletiler için kolayca ayrı imza ekleme kuralları oluşturabilirsiniz.
Farklı kullanıcılar veya departmanlar için özelleştirilmiş e-posta imzaları
Üst düzey yöneticiler genellikle şirketinizin ürün veya hizmetlerinin reklamını yapan bir imzaya ihtiyaç duymazlar. Aynı şey, resmi kurumlarla günlük olarak ilgilenen Hukuk veya Uyum gibi departmanlar için de geçerlidir. Bu nedenle, CodeTwo Email Signatures 365’te farklı imza şablonları kullanan birkaç imza kuralı oluşturmalısınız. Bu şekilde, örneğin, pazarlama kampanyalarınızda kullanılan imzaları yalnızca Satış ve Pazarlama ekipleri tarafından gönderilen e-postalara uygulayabilirsiniz.
İmzalar doğrudan yanıtlar/iletmeler altına eklenir
CodeTwo imzaları bir e-posta dizisinin altında birikmez, ancak en son yanıttan veya iletmeden hemen sonra eklenir (bu varsayılan ayardır). Bu, CodeTwo Email Signatures 365’in Exchange Online’daki yerel imza çözümüne göre sahip olduğu önemli avantajlardan biridir. Ancak, e-postalarda yasal feragatnameler kullanıyorsanız ve bunların bir konuşmanın en sonunda görünmesini tercih ediyorsanız, bunu da alabilirsiniz.
Hedef müşterilerinize göre uyarlanmış e-posta imzaları
E-posta imzalarınızı etkili bir şekilde kullanın ve içeriklerini daha geniş bir kitleye ulaşmak için hedeflenen alıcılara göre kişiselleştirin. Bu, özellikle hedeflenen e-posta kampanyaları yürütmeyi planlıyorsanız önemlidir. İmza ekleme sürecini tamamen otomatikleştirmek için alıcı tabanlı imza kuralları oluşturun veya gerektiği kadar şablon oluşturun ve kullanıcılarınızın Outlook ve OWA’da bir e-posta yazarken doğru imzayı seçmelerine izin verin.
Farklı dillerde e-posta imzaları
Şirket imzalarınızın farklı dil versiyonlarına sahip olmanın birçok avantajı vardır. Pazarlama kampanyalarınızın erişimini genişletmenize, yanlış iletişimi önlemenize ve yabancı müşterilerinizle güven oluşturmanıza yardımcı olabilirler, bunlardan birkaçı. CodeTwo Email Signatures 365 ile kullanıcılarınız Outlook ve OWA’da bir e-posta yazarken imzanın doğru dil versiyonunu seçebilir veya bulut (sunucu tarafı) imzalarıyla süreci tamamen otomatikleştirebilirsiniz.
E-posta imzaları hazır yanıtlar
İşte alışılmışın dışında bir düşünce: farklı e-posta türleri için şablon olarak e-posta imzaları kullanabilseydiniz ne olurdu? Evet, kullanabilirsiniz! Müşterilerin yaygın sorularına, sorunlarına veya isteklerine hızlı yanıtlar olarak kullanabileceğiniz bütün mesajlar oluşturun (müşterinin adı vb. gibi manuel olarak girilmesi gereken ayrıntılar için boşluk bırakmayı unutmayın) ve bunları CodeTwo Email Signatures 365’teki imza şablonu düzenleyicisine kopyalayarak Outlook (istemci tarafı) imzaları için şablonlar oluşturun. Kullanıcılarınız daha sonra Outlook ve OWA’da bir e-posta yazarken bu şablonları seçip düzenleyebilecekler.
E-posta imzası pazarlaması: dönen/değişken afişlerle imzalar
Aynı pazarlama afişini uzun süre kullanmak etkinliğini azaltabilir. E-posta alıcılarınızın ilgisini canlı tutmanın bir yolu, afişi arada bir değiştirmek veya afişler arasında birkaç günde bir, haftada bir vb. geçiş yapmaktır. Bu, CodeTwo Email Signatures 365 ile kolayca yapılabilir – basitçe Outlook (istemci tarafı) imzalarını kullanın veya Zamanlayıcı özelliğinden yararlanın.
Otomatik e-posta gönderimi
CodeTwo Email Signatures 365, imza ekleme kurallarınızı belirli bir zamanda otomatik olarak açıp kapatmak için kullanılabilen yerleşik bir zamanlayıcı ile birlikte gelir. Bu, e-posta pazarlama kampanyalarınızı önceden planlamanıza veya bazı e-posta imzalarını yalnızca sınırlı bir süre için kullanmanıza olanak tanır. Sadece seçili kurallar için zamanlayıcıyı ayarlayın ve hizmetimiz sizin için iş imzalarınızda gerekli değişiklikleri yapacaktır. Tam kurulum kılavuzuna
Anahtar sözcüklerle tetiklenen veya bastırılan imzalar
CodeTwo Email Signatures 365’i bulut (sunucu tarafı) modunda kullanmak, kuruluşunuzun imzaları üzerinde tam kontrol sahibi olmanızı sağlar. Ancak, kullanıcılara e-posta göndermeden önce imzalarını değiştirme veya hizmetimizin herhangi bir imza eklemesini engelleme yetkisi de verebilirsiniz. Bu, e-posta konusuna veya gövdesine (veya her ikisine) girildiğinde belirli bir imza kuralını tetikleyecek (veya bastıracak) tek bir anahtar kelime veya bir ifade tanımlayarak yapılabilir.
Paylaşılan posta kutuları için e-posta imzaları
Markanızın tutarlılığını korumak için, paylaşılan posta kutularından gönderilen iletiler için e-posta imzaları sağlamayı unutmamalısınız. CodeTwo Email Signatures 365 bu konuda size birçok seçenek sunar, çünkü bir ileti şunlarla damgalanabilir: belirli bir paylaşılan posta kutusu için özel olarak tasarlanmış bir imza, o posta kutusu adına iletiyi gönderen bir kullanıcının imzası veya bir Outlook/OWA kullanıcısı tarafından seçilen herhangi bir başka e-posta imzası.
Takma ad adresleri için e-posta imzaları
Kuruluşunuzdaki farklı departmanlar, markalar veya roller için alternatif e-posta adresleri (takma adlar) kullanıyor musunuz? CodeTwo ile her adres için kolayca benzersiz bir e-posta imzası oluşturabilirsiniz. Örneğin, bir güvenlik görevlisi tarafından gönderilen e-postaların belirli iletişim bilgilerini içermesi gerekebilir veya kardeş bir şirketten gelen e-postaların belirgin bir markaya sahip olmasını isteyebilirsiniz. Durumunuz ne olursa olsun, CodeTwo takma adlar için özelleştirilmiş imzaları zahmetsizce işler.
Microsoft 365 E-posta İmzalarınızı Merkezi Olarak Yönetin
CodeTwo Email Signatures 365, Microsoft 365 kullanan kurumların e-posta imzalarını merkezi, güvenli ve standart bir yapıda yönetmesine yardımcı olur. Kullanıcıların Outlook üzerinde imzalarını manuel olarak oluşturmasına veya güncellemesine gerek kalmadan, şirket genelinde kurumsal kimliğe uygun Microsoft 365 e-posta imzaları uygulanabilir.
Özellikle çok sayıda çalışanı, departmanı, markası veya farklı lokasyonları bulunan kuruluşlarda e-posta imzalarının manuel olarak yönetilmesi zaman kaybına ve marka standartlarının bozulmasına neden olabilir. CodeTwo ile e-posta imzaları merkezi olarak oluşturulabilir, kullanıcılara veya gruplara atanabilir ve gerektiğinde tek noktadan güncellenebilir.
Merkezi E-posta İmza Yönetiminin Avantajları
CodeTwo Email Signatures 365 sayesinde BT ve pazarlama ekipleri e-posta imzalarını kullanıcıların müdahalesine ihtiyaç duymadan yönetebilir. Böylece şirket logosu, iletişim bilgileri, sosyal medya bağlantıları, yasal feragatnameler ve kampanya banner’ları tüm çalışanlarda standart hale getirilebilir.
Çalışanın unvanı, departmanı, telefon numarası veya diğer bilgiler değiştiğinde her kullanıcının imzasının ayrı ayrı düzenlenmesi gerekmez. Microsoft 365 ve Entra ID’deki kullanıcı bilgilerinden yararlanılarak imza içeriği dinamik olarak oluşturulabilir.
Bu yapı özellikle aşağıdaki ihtiyaçlarda önemli avantaj sağlar:
- Şirket genelinde standart e-posta imzası kullanımı
- Departmanlara göre farklı imza tasarımları
- Mobil cihazlardan gönderilen e-postalara otomatik imza eklenmesi
- Outlook ve Outlook on the web üzerinden imza kullanımı
- Pazarlama kampanyaları için banner yönetimi
- Yasal uyarı ve feragatname eklenmesi
- Paylaşılan posta kutuları için kurumsal imza oluşturulması
- Farklı markalar ve e-posta takma adları için özel imzalar
- Çok dilli e-posta imzalarının merkezi yönetimi
CodeTwo Email Signatures 365 Neden Tercih Edilmeli?
Kurumsal e-posta iletişimi yalnızca mesaj içeriğinden oluşmaz. Çalışanların gönderdiği her e-posta aynı zamanda şirketinizin müşteriler, iş ortakları ve potansiyel müşterilerle temas ettiği bir iletişim kanalıdır.
CodeTwo Email Signatures 365, bu iletişim kanalını merkezi olarak yönetilebilir hale getirerek marka bütünlüğünün korunmasına yardımcı olur.
Kullanıcıların farklı yazı tipleri, eski logolar, hatalı telefon numaraları veya standart dışı imzalar kullanmasının önüne geçilebilir. Yeni bir kurumsal kimlik çalışması veya kampanya başladığında yüzlerce kullanıcının imzasını ayrı ayrı değiştirmek yerine merkezi imza şablonu güncellenebilir.
Satış ve Pazarlama Kampanyalarınızı E-posta İmzalarına Taşıyın
Çalışanlarınızın her gün gönderdiği e-postalar önemli bir pazarlama kanalı oluşturabilir. CodeTwo ile e-posta imzalarına kampanya banner’ları, etkinlik duyuruları, webinar kayıt bağlantıları, ürün tanıtımları veya kurumsal sosyal medya hesapları eklenebilir.
Örneğin satış ekibinin imzasında güncel bir ürün kampanyası gösterilirken, teknik destek ekibinin imzasında müşteri memnuniyeti anketi veya destek portalı bağlantısı gösterilebilir.
CodeTwo’nun zamanlama özellikleri sayesinde belirli kampanyaların başlangıç ve bitiş tarihleri önceden planlanabilir. Böylece kampanya tamamlandığında eski banner’ların çalışanların imzalarında kalması önlenebilir.
Microsoft 365 ile Entegre E-posta İmza Yönetimi
CodeTwo Email Signatures 365, Microsoft 365 ortamları için geliştirilmiş merkezi e-posta imza yönetimi çözümüdür. Kullanıcı ve grup bilgileri Microsoft 365 ortamınızla birlikte kullanılarak farklı kullanıcı grupları için otomatik imza kuralları oluşturulabilir.
Bu sayede Satış, Pazarlama, Finans, İnsan Kaynakları, Hukuk veya Yönetim gibi departmanların her biri için farklı e-posta imza şablonları uygulanabilir.
Kullanıcı bilgilerinin dinamik olarak imzaya aktarılması sayesinde tek bir şablon yüzlerce veya binlerce kullanıcı tarafından kullanılabilir. Ad, soyad, unvan, departman, telefon ve şirket bilgileri kullanıcıya göre otomatik olarak değişebilir.
Mobil Cihazlarda da Kurumsal E-posta İmzası
Kurumsal e-posta kullanımının önemli bir bölümü artık mobil cihazlardan gerçekleştiriliyor. Çalışanların telefon veya tablet üzerinden gönderdiği mesajlarda standart olmayan ya da yalnızca cihazın varsayılan imzasının bulunması marka bütünlüğünü bozabilir.
CodeTwo’nun sunucu taraflı imza yönetimi sayesinde desteklenen senaryolarda mobil cihazlardan gönderilen e-postalara da kurumsal imza uygulanabilir. Böylece çalışan ister bilgisayarından ister mobil cihazından e-posta göndersin, kurumsal kimliğin korunması sağlanabilir.
CodeTwo Email Signatures 365 Kimler İçin Uygundur?
CodeTwo Email Signatures 365, Microsoft 365 kullanan küçük işletmelerden binlerce kullanıcısı bulunan büyük kuruluşlara kadar farklı ölçeklerdeki şirketlerde kullanılabilir.
Özellikle aşağıdaki kuruluşlar için merkezi e-posta imza yönetimi önemli avantaj sağlar:
- Çok sayıda Microsoft 365 kullanıcısı bulunan şirketler
- Birden fazla marka veya şirketi yöneten holdingler
- Birden fazla ülkede faaliyet gösteren kuruluşlar
- E-posta imzalarında yasal metin kullanması gereken kurumlar
- Merkezi kurumsal kimlik yönetimine önem veren şirketler
- E-posta imzalarını pazarlama kanalı olarak kullanmak isteyen ekipler
- BT ekiplerinin manuel imza yönetimi yükünü azaltmak isteyen kuruluşlar
CodeTwo Email Signatures 365 ile E-posta İmza Yönetimini Kolaylaştırın
Microsoft 365 ortamınızdaki e-posta imzalarını kullanıcıların manuel yönetimine bırakmak yerine CodeTwo Email Signatures 365 ile merkezi olarak kontrol edebilirsiniz.
UnifyTech olarak CodeTwo Email Signatures 365 çözümünün lisanslama, planlama, kurulum, yapılandırma ve devreye alma süreçlerinde kurumunuza destek sağlıyoruz.
Mevcut Microsoft 365 yapınızı ve e-posta imza ihtiyaçlarınızı değerlendirerek kullanıcı, departman ve kullanım senaryolarınıza uygun bir CodeTwo mimarisi oluşturabiliriz.
CodeTwo Email Signatures 365 Teklifi Alın
Microsoft 365 e-posta imzalarınızı merkezi olarak yönetmek, kurumsal kimliğinizi tüm çalışanlarda standart hale getirmek ve e-posta iletişiminizi daha etkili bir pazarlama kanalına dönüştürmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
CodeTwo Email Signatures 365 lisanslama, fiyatlandırma, demo ve kurulum hizmetleri hakkında bilgi almak için UnifyTech ekibiyle iletişime geçin.
